2.3. TÀI LIỆU - Hướng dẫn Sử dụng Phân hệ Thu ngân

1. Chức năng

Ghi nhận các giao dịch phát sinh đối với từng Folio

Đây là chức năng ghi nhận các giao dịch phát sinh tăng giảm doanh thu cho khách sạn đối với từng khách, đoàn khách, có thể theo dõi chi tiết đến từng folio.

2. Tìm kiếm

Có thể tìm kiếm các thông tin như:

  • Tên khách: Tìm theo tên khách

  • Mã/Tên nhóm: Tìm theo tên đoàn

  • Số Conf.: Tìm theo số xác nhận

  • Số Folio: Tìm theo số folio

  • Phòng: Tìm theo số phòng

  • Ngày nhận phòng: Tìm theo ngày đến

  • Ngày trả phòng: Tìm theo ngày đi

3. Hiển thị thông tin khách

Thông tin khách chỉ hiển thị sau khi nhấn vào nút tìm kiếm ở ô tìm kiếm đã nói ở trên

4. Hiển thị các giao dịch đã phát sinh

Thể hiện các giao dịch đã phát sinh theo ngày tháng, dịch vụ và số tiền

5. Thanh quản lý các icon để làm việc

Diễn giải ý nghĩa và chức năng từng icon trong Cashier

5.1. A/P/V

Thể hiện cửa sổ chứa các giao dịch đã được ghi nhận, bao gồm 3 cửa số A, B, C để chia các giao dịch theo nhóm khi khách hàng có nhu cầu.

Cửa sổ V chứa các giao dịch đã bị void (Phải có phân quyền mới sử dụng được chức năng xóa giao dịch này)

5.2. Thanh toán

Chức năng thanh toán, có thể thanh toán đồng thời trên 1 hình thức

Màn hình này thể hiện số tiền của cửa sổ (A/B/C) cần thanh toán, chỉ cần chọn hình thức thanh toán tương ứng và nhập số tiền khách thanh toán vào, nhấn LƯU để ghi nhận hoặc AR trong trường hợp khách thanh toán công nợ.

Trường hợp khách đưa nhiều hơn số tiền cần thanh toán, sau khi cashier nhập số tiền này vào hệ thống sẽ tự tính ra phần tiền dư để trả lại khách (DUE BACK)

5.3. In Hóa đơn

Có thể in hóa đơn (Print Bill) khi khách yêu cầu hoặc khi thanh toán check out

5.4. Chuyển giao dịch

Chức năng chuyển transaction từ cửa sổ này qua cửa sổ khác, Chuyển từ Folio này qua Folio khác. Lưu ý phải chọn transaction cụ thể mới có thể chuyển được giao dịch

  • Move from: Cố định từ folio/Room đang thao tác

  • Move to: Di chuyển tới Folio/Room nào

  • Folio Balance Code: Cửa sổ muốn chuyển tới. (A/B/C v.v)

5.5. Thêm giao dịch

Chọn vào icon Post transaction/ Cửa sổ màn hình này sẽ hiện lên:

  • Sau khi chọn dịch vụ tương ứng ở ô Mã giao dịch/ Nhập số tiền cần post vào.

  • Lưu ý số tiền có thể nhập ở ô Số tiền cho trường hợp đây là giá đã bao gồm Phí, Thuế.

  • Hoặc có thể nhập vào ô SUB AMOUNT trong trường hợp đây là giá ++ (chưa bao gồm thuế và phí dịch vụ). 

  • Tiếp theo chọn folio balance code để chứa giao dịch này, mặc định luôn là cửa sổ A

  • Reference Code là mã phát sinh tự động đối với các giao dịch được posting tự động như Tiền phòng, tiền minibar, nhà hàng được phát sinh từ các outlets… Một số trường hợp giao dịch được post bằng tay thì có thể ghi nhận mã tham chiếu bằng tay để sau này có thể kiểm tra đối chiếu dễ dàng.

  • Nếu có thêm thông tin gì cần lưu ý có thể ghi vào NOTES

  • Nhấn LƯU để hoàn thành thao tác posting transaction