8. Phân hệ Admin - Quản lý & Cấu hình hệ thống

  1. Log in: đăng nhập bằng user admin với hotel code và link như các user thường, hệ thống sẽ load lên màn hình chính với Tab SettingSetup, cụ thể xem chi tiết từng phần hành bên dưới

  2. Setting

    1. Hotel profile: Cho phép chỉnh sửa các thông tin chung về khách sạn như email, địa chỉ , số điện thoại, logo khách sạn … ( lưu ý tổng số phòng không thay đổi được)

    2. Hotel setting: Cho phép thay đổi ngày hệ thống phần mềm, cho phép thay đổi zone thời gian cho phù hợp với khu vực đang sử dụng Vleisure PMS ( Hiện tại mặc định cho Việt Nam), Ngoài ra cho phép kích hoạt tính năng khách sạn được bán booking cho khách DAY USE hay không.

    3. Currencies

      1. Set thêm loại tiền tệ mà phần mềm dùng theo nước sở tại qui định, Ở VN mặc định đã set là VND

  3. Setup

    1. Room

      1. Floor: Phần này quan trọng, cho phép tạo ra các tầng theo thực tế của khách sạn/ building đang sử dụng. Danh sách này sẽ dùng để cấu hình trong việc tạo ra số phòng và phòng sẽ phải thuộc về 1 tầng nào đã được tạo ở đây.

ii. Galleries: Cho phép upload hình ảnh của khách sạn về phòng theo từng loại

iii. Amenities: Cho phép update các danh sách Amenities đến từng số phòng trong khách sạn.

b. Room type: Phần này quan trọng , đây là phần tạo ra các loại phòng trong hệ thống theo thực tế của khách sạn, Danh sách này sẽ dùng để cấu hình trong việc tạo ra số phòng và phòng sẽ phải thuộc về 1 loại phòng nào đã được tạo ở đây.

 

c. Rooms: Phần này quan trọng ,đây là sanh sách phòng được tạo ra theo thực tế của khách sạn, mỗi phòng sẽ thuộc về 1 loại phòng và số tầng khác nhau.

d. Accountant

i. Revenue group: Phần này mặc định hệ thống, bên Vleisure tạo và không được thay đổi bởi người dùng.

ii. Transaction code: Chia làm 2 loại,:

  1. Loại transaction dùng để thanh toán (PAYMENT): Thanh toán, đặt cọc, chuyển khoản, Công nợ

  2. Loại transaction để hệ thống chạy lúc phát sinh các giao dịch tự động/ manual trong hệ thống như Tiền phòng, tiền ăn uống, tiền mini bar …

  3. Lưu ý: Các dịch vụ loại 2 sẽ được gắn mức thuế, phí dịch vụ.

 

iii. Meals

  1. Đây là giá ăn sáng được tạo ra để khi làm booking có thể add vào cho hệ thống tự động tách phần doanh thu này ra cho khách sạn có thể biết trong tiền phòng có bao nhiêu tiền ăn sáng.

  2. Có thể tạo ta nhiều loại ăn sáng với mức giá khác nhau tùy theo khách sạn, nếu không có phục vụ ăn sáng thì có thể tạo ra 1 loại code ăn sáng có giá bằng 0

iv. Other services: Phần này mục đích để tạo ra các dịch vụ đặc biệt mà tiền được posting tự động khi night audit, ví dụ tiền phụ thu extra bed hàng ngày, tiền đưa đón khách sân bay ngày đầu khách đến và ngày khách checkout…

e. Sale

i. TA Company class: Phần này giúp tạo ra các class nhằm phân loại, nhóm các công ty thành những nhóm mà Sales muốn phân loại doanh thu…

f. Rate: Phần này quan trọng, giá phòng được tạo ra để phục vụ việc đặt phòng, bán phòng theo qui định chặt chẽ, có thuể qui định theo giá từng mùa khác nhau và trong 1 mùa có thể bán theo ngày khác nhau.

i. Rate type: Tạo ra các mã giá khác nhau theo thực tế chiến lược khách sạn đang có

ii. Rate period: Tạo ra các kỳ giá khác nhau như các ngày trong tuần, các ngày cuối tuần, thời gian cao điểm, thời gian thấp điểm

iii.Rate: Nhập giá vào cho từng mã và theo từng kỳ đã tạo ra ở trên cho lần lượt từng loại phòng.

g. HSKP (housekeeping)

i. Group: Tạo ra các nhóm chính để chứa các item cho nhà buồng posting khi khách sử dụng

ii. Items: Tạo ra các item để cho housekeeping post khi khách sử dụng, các item này thuộc về group nào đó ở trên đã tạo

iii. Housekeeper: Tạo ra danh sách các nhân viên buồng phòng cho tiện việc in bảng phân công công việc cho nhân viên buồng phòng

h. User

i. Departments: Tạo ra các bộ phận để phân loại users thuộc về nhóm nào

ii. Staff: Danh sách các user có thể sử dụng được phân hệ PMS

  1. Lưu ý:

    1. Chỉ có quyền admin trở lên mới tạo được user, và các user role sẽ thấp hơn role admin

    2. Các role chính theo thứ tự như trong mục note 4 dưới hinh: